4 เหตุผล ประชุมล่มเมื่อต้องประชุมกับคนในครอบครัว
การประชุมมักเป็นเรื่องน่าปวดหัวอยู่เสมอในธุรกิจครอบครัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมที่มีสมาชิกครอบครัวเข้าประชุมเป็นจำนวนมาก มีคุณพ่อคุณแม่พี่น้องลุงป้าน้าอาและคนอื่นๆ เข้าประชุม การประชุมโดยมีคนในครอบครัวก็พาลทำให้ประชุมยืดเยื้อหรือไม่ได้เนื้อหาสาระ และหลายครั้งก็ล่มไม่เป็นถ้าเพราะความเห็นที่ไม่ตรงกัน จนเรื่องบานปลายเกินควบคุม และก็ไม่ได้ข้อสรุปอะไร สุดท้ายก็หวังว่าประชุมครั้งถัดๆ ไปจะไม่มีคนในบ้านเข้าร่วมประชุมจะดีที่สุด
แต่ทำไม? การประชุมมักล้มเมื่อมีสมาชิกครอบครัวเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำไมการประชุมกับพนักงาน มืออาชีพทั่วๆ ไปถึงกระชับ ได้ใจความ มีประสิทธิภาพ มีความเป็นมืออาชีพมากกว่าการประชุมกับคนในครอบครัว? การประชุมโดยมีคนในครอบครัวนั้นเกิดอะไรขึ้น ขาดเรื่องอะไร และเหตุใดการประชุมถึงเกิดความเป็นมืออาชีพไม่ได้? บทความนี้จะมาหาคำตอบกัน
1. ขาดการแยกเรื่องธุรกิจ / ครอบครัว
ปัญหาสำคัญของหลายธุรกิจครอบครัวเมื่อมีคนในครอบครัวร่วมประชุมด้วยกัน นั้นคือการปะปนเรื่องที่คุย ไม่แบ่งแยก นำเรื่องครอบครัวมาคุยตอนประชุมธุรกิจ หรือเอาเรื่องธุรกิจมาคุยกันตอนวันหยุดหรือเวลาครอบครัว (Family Time) เมื่อเรื่องพูดคุยปะปนไหลเวียนในการพูดคุยประชุมธุรกิจ เอาเรื่องครอบครัวมาโต้แย้งกันในเหตุผลทางด้านธุรกิจ "แค่เรื่องที่บ้านสั่งแล้วยังทำไม่สำเร็จ จะมาขอให้เชื่อใจงานบริหารได้อย่างไร?" ความรู้สึกไม่เป็นมืออาชีพก็จะเกิดขึ้นในการประชุมดังกล่าว ในฝั่งคนในบ้านที่ได้รับสาส์นก็จะรู้สึกว่าคำพูดนี้ไม่เกี่ยวข้องกัน รวมไปถึงพนักงานคนนอกที่จะรู้สึกว่าเรื่องที่โต้แย้งมันคือเรื่องครอบครัวไม่เกี่ยวข้องกับงาน
ในทางกลับกันหากอยู่ในช่วง Family Trip แล้วมีคนเอาเรื่อง performance ของคนในบ้านมา feedback กันต่อหน้า "ไหนๆ ก็ว่างกันแล้ว" "ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สิ" Family Trip หรือ Family Time คือการสานสัมพันธ์ภายในครอบครัว นั้นคือประโยชน์อย่างหนึ่ง เช่นเดียวกันกับการ feedback หรือกิจธุระอื่นๆ ในธุรกิจที่ควรเอาไว้พูดคุยในหมวกของผู้บริหาร พนักงานเมื่อถึงเวลาการขาดการแยกแยะ เคารพขอบเขตของการพูดคุย จะทำให้การสื่อสารการประชุมเกิดความไม่เป็นมืออาชีพ สร้างความไม่พอใจให้แก่สมาชิกครอบครัว (ผู้รับสาส์น) บั่นทอนการประชุมแบบเน้นผลลัพธ์ และร้ายแรงที่สุดก็คือจบการประชุมเพราะคุยไปก็ไม่ได้ทำอะไรให้ดีขึ้นกว่าเดิม
2. ขาดความเข้าใจบทบาท & หน้าที่ (หมวก) ตนเอง
อาจดูคล้ายกับข้อที่ 1 แต่การขาดความเข้าใจหมวกของตนเองมีความแตกต่าง และมีผลอย่างมากสำหรับการสื่อสาร การประชุมที่มีคนในบ้านอยู่ด้วย นั้นเพราะในหลายกรณีที่ครอบครัวเริ่มฝึกฝนในการแบ่งแยกเรื่องธุรกิจ และครอบครัวออกจากกัน สามารถ “เลือก” ไม่พูดคุยนอกประเด็นได้สำเร็จ แต่ “อำนาจ” ของคนกลับไม่แบ่งแยกด้วย ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดสุดคือ คุณพ่อ (CEO บริษัท) ไม่เชื่อลูก (Manager) เพียงเพราะเป็นลูก หรืออีกรูปแบบคือ ลูกห้ามเถียงพ่อ แม้ข้อมูลจะแน่นหนาขนาดไหนก็ตาม ดังนั้น การขาดความเข้าใจของหมวก ณ ตอนที่ พูดคุยกันจึงเป็นเรื่องสำคัญและมองข้ามไม่ได้เมื่อประชุมระหว่างครอบครัว การทำความเข้าใจว่า ณ การสื่อสารหรือการประชุม สมาชิกครอบครัวแต่ละคนมีบทบาทหน้าที่ มีหมวกอย่างไร คนในครอบครัวเข้าประชุมในฐานะ CEO ประชุมในฐานะที่ปรึกษา ประชุมในฐานะผู้รับสาส์น หรือประชุมในฐานะสภาครอบครัว (หากมีการประชุมครอบครัว) Checklist ตรงนี้ แต่ละคนจะต้องตอบตนเองให้ได้เพื่อประสิทธิภาพการประชุมที่เป็นมืออาชีพ
หากไม่ทำความเข้าใจหมวกของตนเองแล้วนั้น ความรู้สึกนึกคิด กระบวนการคิดแต่ละคนก็จะไม่ชัดเจน รวมไปถึง Mindset ของการเปิดรับฟังข้อมูล การตัดสินใจต่างๆ ก็จะไม่เกิดขึ้น อาจเกิดการทะเลาะระหว่างคนในครอบครัวเพราะอารมณ์ความรู้สึกของความเป็นผู้อาวุโส ความเป็นญาติพี่น้องนั้นก็ยังคงอยู่ และทำให้มีผลกระทบต่อความสัมพันธ์ทั้งในธุรกิจและครอบครัวระยะยาว
3. ขาดความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญ
การประชุมกลยุทธ์ ทิศทางธุรกิจโดยคนเดิมๆ มาตลอดระยะเวลาหลายสิบปี ความคิด ไอเดียในการทำธุรกิจก็จะเป็นเช่นเดิม เช่นเดียวกันกับแนวทางของธุรกิจที่ไม่มีความแปลกใหม่ กระทั้งปัจจัยภายนอกธุรกิจทั้งด้านเศรษฐกิจการเมืองเป็นเช่นไร แม้ว่ามีคนในครอบครัวรุ่นใหม่เข้ามานำเสนอไอเดียที่แปลกใหม่ และมีความเป็นไปได้ด้านการค้า (Project Feasible) แต่กระนั้นการตัดสินใจ ความไม่มั่นใจ ความคิดเห็นมักจะที่ธงที่ชัดเจนว่าจะเป็นลักษณะอย่างไร ด้วยเหตุนี้จึงทำให้การประชุมครอบครัวส่วนใหญ่มักจบด้วยแนวทางเดิม ผลลัพธ์เดิม ไม่ได้มีความแปลกใหม่ที่น่าสนใจและไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลง
การมีผู้เชี่ยวชาญ หรือที่ปรึกษาธุรกิจครอบครัวเข้าไปให้ความเห็นเป็น second opinion หรือเป็น idea initiator / validator ที่ช่วยครอบครัวประเมินโอกาส หาความเสี่ยง และช่วยครอบครัวให้มีรูปแบบการประชุมที่ชัดเจน โปร่งใสทั้งในธุรกิจและครอบครัวมากยิ่งขึ้น นั้นจึงเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้ประชุมครอบครัวนั้นมีความแปลกใหม่ และเป็นรูปธรรมมากขึ้น อีกทั้ง การมีบุคคลภายนอก (ที่ไม่มีส่วนได้เสีย) เข้ามาร่วมประชุมด้วยจะทำให้ลักษณะความเป็นครอบครัว (ตามข้อที่ 1. และ 2.) น้อยลงและเป็นมืออาชีพมากขึ้น
4. ขาดความต่อเนื่อง
การประชุมที่ดีควรเป็นการประชุมที่มีการวางแผนเกี่ยวกับวาระต่างๆ อย่างเป็นประจำ นั้นหมายถึงการวางแผนเนื้อหานั้นอย่างสม่ำเสมอ แต่ในหลายธุรกิจครอบครัวที่ได้ไปให้คำปรึกษา เมื่อมีการประชุมอย่างหนึ่งแล้ว ก็มักจะหลงลืมกันจนเรื่องที่ประชุมไม่ได้ถูกผลักดันอย่างจริงจัง นั้นก็เพราะการประชุมไม่มีผู้ lead การประชุมที่ชัดเจน หรือสมาชิกครอบครัวนั้นรู้สึกหย่อนยาน ผ่อนปรน เมื่อประชุมกับสมาชิกครอบครัวอีกคน อย่างไรก็ตาม ครอบครัวสามารถแต่งตั้งคน lead การประชุมได้ในแต่ละวาระ หรือหากเป็นการประชุมที่เกี่ยวข้องเฉพาะเรื่องครอบครัว ก็อาจใช้เลขาครอบครัว (ตามที่ได้กำหนดบุคคลไว้ในธรรมนูญครอบครัว) เพื่อเป็นคน lead วาระต่างๆ ของการประชุมให้เสร็จสมบูรณ์ รวมไปถึง เมื่อเสร็จประชุมแล้วก็ควรที่จะมีการสรุปการประชุมให้กระชับ สื่อสารเนื้อหาและข้อสรุปการประชุมให้แก่คนที่เกี่ยวข้องเพื่อไปทำต่อ และทำการติดตามผลลัพธ์ของการประชุมอย่างใกล้ชิด
ความต่อเนื่องดังกล่าวคือกระบวนการสร้างการสื่อสารที่เป็นรูปธรรมให้กับธุรกิจครอบครัว โดยรูปแบบการประชุมดังกล่าวสามารถนำไปปรับใช้กับการประชุมทั้ง 4 แบบของครอบครัวได้ทั้งหมด (สามารถดูรูปแบบของการประชุมในธุรกิจครอบครัวได้ทาง https://www.aunyanuphap-consulting.com/article/fbrightcommunicationchannel) ซึ่งหลายธุรกิจครอบครัวหลังจากที่ได้เข้าไปให้คำปรึกษาปรับโครงสร้างการสื่อสารแล้วนั้น การประชุมต่างๆ ก็มีความต่อเนื่อง ไม่เกิดการค้างคาในวาระต่างๆ และสร้างการมีส่วนร่วมของทุกคนในธุรกิจและครอบครัวอย่างเป็นมืออาชีพ
หากจะกล่าวโดยสรุปแล้ว
การประชุมในโดยมีคนในครอบครัวอยู่ด้วยนั้น แม้จะมีความคลุมเครือในเรื่องธุรกิจและครอบครัว รู้สึกทับซ้อนในหมวกที่ตนเองใช้ รู้สึกไม่มีทางเลือกที่แปลกใหม่น่าสนใจเหมาะสม และรู้สึกไม่มีความชัดเจนในบางครั้ง แต่การประชุมโดยมีคนในครอบครัวอยู่ด้วยนั้นกลับเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างธุรกิจครอบครัวที่ยั่งยืน สร้างการมีส่วนร่วมของสมาชิกครอบครัวอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด และผลักดันให้ธุรกิจครอบครัวของเราเป็นมืออาชีพ (จากการแยกเนื้อหาความเป็นธุรกิจและครอบครัวออกจากกัน) ด้วยเหตุนี้เอง การเข้าใจ 4 เหตุผลนี้ก็จะทำให้สมาชิกครอบครัวทุกคนเข้าใจภาพว่าเพราะเหตุใดการประชุมที่มีคนในครอบครัวจึงไม่เกิดผลสำเร็จและล่มไม่เป็นท่า และสามารถหาทางแก้ไขได้โดยมีวิธีการอย่างถูกต้องต่อไป
