การสื่อสารในธุรกิจครอบครัว ทำอย่างไรให้ตรงจุด สร้างผลงานสานความสัมพันธ์

การทำงานในธุรกิจครอบครัวมักจะกินเวลาที่เราจะได้ใช้เวลาอยู่ด้วยกันในฐานครอบครัวที่ไม่มีเรื่องงานเข้ามาเกี่ยวข้อง และยิ่งในยุคสมัยนี้ที่การแข่งขัน และการเปลี่ยนแปลลงในองค์กรยิ่งทวีคูณจากเมื่อก่อนยิ่งทำให้การประชุมธุรกิจยิ่งเข้มข้น และถี่ขึ้นอย่างห้ามไม่ได้ และด้วยเหตุนี้การพูดคุยกันในเรื่องการวางแผนเพื่อคงธุรกิจครอบครัว การวางแผนสืบทอดกิจการระยะยาว การสร้างลูกหลานเพื่อสานต่อธุรกิจ การดูแลจัดสวัสดิการครอบครัว หรือเรื่องอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็อาจจะถูกยกมาพูดคุยกันในการประชุมผู้บริหารที่มีแต่ครอบครัว แต่หลายครั้งก็มักถูกวางไว้ที่เรื่องสุดท้ายเมื่อเวลาประชุมใกล้จะจบ หรือไม่ก็ถูกมองข้ามไปเพราะยังไม่ใช่เรื่องสำคัญ

   การ “วางแผนธุรกิจครอบครัวระยะยาวแบบข้ามรุ่น” (Trans-Generation Business Planning) ทั้งเรื่องธุรกิจ และครอบครัว (“2 ระบบ”) นับเป็นจุดประสงค์ และเป็นเอกลักษณ์ของธุรกิจครอบครัว เพื่อการกำหนดการตัดสินใจระยะสั้นต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้ง 2 ระบบ หากธุรกิจครอบครัวใดมองข้ามสิ่งสำคัญนี้ไปการคงอยู่ของธุรกิจครอบครัวทั้งในเรื่องความเป็นธุรกิจครอบครัวในอนาคต การสืบทอดกิจการ ความปรองดองในครอบครัว และการสื่อสารติดต่อกันในครอบครัวก็จะมีความเสี่ยงที่จะขาดช่วง และจางหายไปในที่สุด ดังนั้น การตั้งต้นในเรื่องของทั้ง 2 ระบบ เป็นเรื่องสำคัญ แต่ก็มักจะมีความท้าทายในการบริหารจัดการประชุมให้เป็นไปตามวาระ และสำเร็จตามกำหนดเวลา

   ด้วยเหตุนี้ การที่ธุรกิจครอบครัวจะต้องมีการจัดตั้งการประชุมที่มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันจึงเป็นเรื่องสำคัญในการหาข้อสรุปถึงเรื่องที่จะคุยให้อยู่ถูกที่ ถูกเวลาที่จะพูดคุยกัน ซึ่งการประชุมในวาระต่าง ๆ ก็สามารถจัดสรรได้ตามโมเดลการสื่อสาร 4 ห้อง (The Four-Room Model) โดยมีรายละเอียดตามเนื้อหา ดังต่อไปนี้

1.       The Owner Room: ห้องของเจ้าของธุรกิจ (ผู้ถือหุ้น)

   ผู้ที่สามารถเข้าการประชุมนี้ได้จะต้องเป็นเจ้าของธุรกิจครอบครัว กล่าวคือเป็นผู้ถือหุ้นของธุรกิจครอบครัวเท่านั้น โดยที่เนื้อหาการประชุมภายใต้ห้องนี้จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับนโยบาย และการตัดสินใจสำคัญ ๆ ที่เกิดขึ้นตามกฎหมายภายในธุรกิจครอบครัวเท่านั้น และจะต้องมีการตัดสินใจโดยใช้ระบบสัดส่วนการถือหุ้นที่แต่ละคนได้ถือครองอยู่ เรื่องการบริหารจัดการ หรือเรื่องครอบครัวจะไม่ถูกนำมาพูดคุยกันภายในห้องประชุมนี้โดยเด็ดขาด

      ทั้งนี้ ครอบครัวสามารถกำหนดให้มีสมาชิกครอบครัวรุ่นใหม่ หรือสมาชิกครอบครัวที่ ‘กำลัง’ จะกลายมาเป็นผู้ถือหุ้นในอนาคตเข้าร่วมประชุมเพื่อรับทราบถึงรูปแบบการประชุม และบรรยากาศต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการประชุมของห้องนี้ได้เพื่อเป็นการปูทางไปสู่การสืบทอดกิจการอย่างต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่สมาชิกครอบครัวจะต้องมีจัดตั้งกฎระเบียบ และเกณฑ์การพิจารณาที่ชัดเจน โปร่งใด และต้องมีการประชุมภายในครอบครัว (ภายใต้ The Family Room) ซึ่งจะต้องมีการตัดสินใจ และสื่อสารให้กับสมาชิกครอบครัวทุกคนได้รับทราบก่อนดำเนินการ

2.       Board of Directors Room: ห้องของกรรมการธุรกิจ

     ห้องของกรรมการธุรกิจจะต้องเป็นห้องที่กำกับดูแลตามนโยบาย และกำกับดูแลการทำงานของทีมบริหารให้เป็นไปตามนโยบาย ที่เจ้าของธุรกิจได้กำหนดมา (จากการประชุมของ The Owner Room) ซึ่งการประชุมภายในห้องของกรรมการธุรกิจสามารถเป็นได้ทั้งการ แต่งตั้งผู้บริหาร วางแผนการสืบทอดกิจการ การกำหนดค่าตอบแทนภายในธุรกิจ อนุมัติแผนกลยุทธ์ที่ผู้บริหารได้นำเสนอ ตรวจสอบความถูกต้องทางกฎหมาย หรือ พิจารณาการจ่ายเงินปันผล หรือค่าตอบแทนต่าง ๆ ก็เป็นได้ โดยเคล็ดลับของการประชุมภายในห้องนี้คือ “การกำกับดูแล ไม่ใช่การบริหาร”

 ผู้ที่สามารถเข้าร่วมการประชุมในห้องนี้จะต้องเป็นกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งมาจากเจ้าของธุรกิจเท่านั้น ซึ่งกรรมการแต่ละคนก็สามารถที่จะมีบทบาท หน้าที่ที่แตกต่างกัน และมีสิทธิ มีเสียงในการออกเสียงที่แตกต่างกันได้ตามที่เจ้าของธุรกิจได้พิจารณา ในหลายกรณีธุรกิจครอบครัวก็ได้ใช้ห้องดังกล่าวในการเชิญผู้เชี่ยวชาญ ที่ปรึกษา หรือผู้อาวุโสบางท่านมาร่วมเป็นกรรมการบริษัทเพื่อได้นำเสนอแนวคิด และหาโอกาสทางธุรกิจโดยที่ครอบครัวยังควบคุมธุรกิจอยู่อย่างเต็มที่ (ผ่านการเป็นเจ้าของธุรกิจ) และหากไม่สามารถบริหารจัดการห้องนี้ให้ดำเนินตามจุดประสงค์การกำกับดูแล ห้องนี้ก็อาจพูดได้ว่าเป็นดั่ง “ห้องปราบเซียน” ของหลาย ๆ ธุรกิจครอบครัวก็คงไม่ผิด เนื่องจากห้องดังกล่าวจะไปแทรกแซง และเบียดเบียน การบริหารงานของผู้บริหารในธุรกิจครอบครัวไปโดยปริยาย ซึ่งจะทำให้พนักงาน และผู้บริหารสับสนในอำนาจสั่งการ และบทบาท หน้าที่ในการบริหาร และเกิดผลเสียต่อผลลัพธ์ วัฒนธรรม และบรรยากาศการทำงานในธุรกิจครอบครัวในที่สุด

3.       Management Room: ห้องของผู้บริหาร

   ห้องของผู้บริหารคือการประชุมเพื่อบริหารจัดการธุรกิจครอบครัวในระดับปฏิบัติการให้เป็นไปตามนโยบาย และกลยุทธ์ตามที่เจ้าของธุรกิจได้วางนโยบาย และสื่อสารผ่านกรรมการของธุรกิจเป็นที่เรียบร้อย การประชุมของผู้บริหารนับเป็นการประชุมอาจเกิดขึ้นถี่ที่สุด มีหลายตำแหน่งเข้ามากที่สุด และหลากหลายที่สุดใน ห้องทั้ง 4 ห้องเนื่องจากการประชุมนั้นไม่มีข้อผูกมัดทางข้อกฎหมาย และมักขึ้นอยู่กับบริบทของโครงสร้างองค์กร ตำแหน่ง และจำนวนของพนักงานที่อยู่ในธุรกิจ

     ในบางธุรกิจครอบครัว ก็สามารถมีพนักงานเข้าร่วมการประชุมผู้บริหารด้วยได้ตามแต่แนวทางการจัดการ และแผนสืบทอดธุรกิจของธุรกิจครอบครัวนั้น ๆ ก็เป็นได้ อย่างไรก็ตาม การจัดวางผู้เข้าร่วมการประชุมภายในห้องของผู้บริหารนับเป็นปัจจัยสำคัญในการกำหนดประสิทธิภาพการประชุม เนื่องจากหากมีผู้ประชุมมากเกินไป หรือมีผู้ที่ไม่จำเป็นที่จะต้องเข้าร่วมประชุมอยู่ในประชุมนั้น จะทำให้การประชุมไม่มีผลลัพธ์ เกิดความตึงเครียดภายในห้องประชุม และผู้เข้าร่วมการประชุมไม่มั่นใจในจุดประสงค์ของการประชุมดังกล่าว

4.       The Family Room: ห้องของสมาชิกครอบครัว

     ห้องของสมาชิกครอบครัวคือห้องที่เน้นความเป็น “ครอบครัว” “ความปรองดอง” และ “การพัฒนาสมาชิกครอบครัว” เป็นหลัก แม่ว่าห้องของสมาชิกครอบครัวจะไม่ได้อยู่ในโครงสร้างธุรกิจครอบครัว แต่กระนั้นจะต้องเชื่อมโยงกับธุรกิจครอบครัวให้มากที่สุดเพื่อให้สมาชิกครอบครัวที่ไม่ได้อยู่ในธุรกิจ และสมาชิกครอบครัวรุ่นใหม่เข้าใจบริบท และสถานะของธุรกิจครอบครัวให้ใกล้เคียงกับคนที่ได้ทำงานอยู่ในธุรกิจครอบครัว การประชุมภายในห้องของสมาชิกครอบครัวสามารถมีได้หลายรูปแบบตามแต่โครงสร้างของครอบครัว ในบางครอบครัวก็จะมีสภาครอบครัว เป็นผู้กำหนดนโยบายต่าง ๆ ของครอบครัว และในบางครอบครัวก็จะมีทีมบริหารของครอบครัว (เลขาครอบครัว) เพื่อบริหารจัดการ และดูแลความเรียบร้อยของครอบครัวให้เป็นไปตามนโยบายที่สภาครอบครัวได้กำหนดมา

     ซึ่งการประชุมก็สามารถแบ่งแยกออกได้เป็นการประชุมเชิงนโยบาย การประชุมผู้บริหารครอบครัว การประชุมเพื่อสื่อสาร สร้างความปรองดอง และพัฒนาสมาชิกครอบครัว หรืออื่น ๆ ตามแต่หลักธรรมาภิบาล และกฎระเบียบครอบครัวผ่านธรรมนูญครอบครัว หรือระเบียบครอบครัวที่ครอบครัวได้จัดตั้งขึ้นมา ทั้งนี้ จะแนะนำให้มีการประชุมในห้องของสมาชิกครอบครัวหนึ่งที่มีการรวมสมาชิกครอบครัวทุกคนเข้ามา เช่นเดียวกันกับกลุ่มผู้ที่เข้าประชุมแต่ละเรื่องจะต้องมีการแบ่งแยกตามที่กฎระเบียบครอบครัวได้กำหนดเอาไว้

     อย่างไรก็ดี ห้องของเจ้าของธุรกิจ ห้องของกรรมการธุรกิจ และห้องของผู้บริหารนั้น ทางครอบครัวสามารถจัดสรรให้มีบุคคลภายนอกเข้ามาอยู่ในห้องทั้ง 3 ห้อง ได้โดยที่ธุรกิจก็ยังคงเป็นของครอบครัว และหากครอบครัวได้มีการวางแผน และเปิดรับในการใช้องค์ความรู้จากบุคคลภายนอกจากทั้ง 3 ห้อง การที่ธุรกิจครอบครัวจะเริ่มกลายเป็นธุรกิจที่เป็นมืออาชีพ ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จากการนำองค์ความรู้ ความเป็นมืออาชีพ และความสามารถของบุคคลภายนอกมาช่วยเสริมให้กับธุรกิจครอบครัวของเราได้

ซึ่งธุรกิจครอบครัวของเรา ก็ควรที่จะนำ The Four-Room Model ไปปรับใช้เพื่อ “เพิ่มช่องทางในการสื่อสารภายในครอบครัว” และมากไปกว่านั้นก็คือ “การสร้างช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสม” และชัดเจนกับทั้งสมาชิกครอบครัว และมืออาชีพภายในองค์กร

  อย่างไรก็ดี ก็สามารถพิจารณาความพร้อมของครอบครัวท่านว่า ครอบครัวท่านสามารถนำแนวทางนี้ไปใช้ได้โดยสามารถเริ่มต้นจากการปรับใช้ในสาระสำคัญของแต่ละห้องก่อนก่อน และค่อย ๆ  ขยับขยายให้การใช้งานทั้ง 4 ห้องนั้นเกิดประสิทธิภาพสูงสุด หรือหากยังไม่แน่ใจว่าควรจะเริ่มต้นที่ตรงไหน การมีที่ปรึกษาเข้าไปช่วยออกแบบ และวางโครงสร้างให้ในครอบครัว ก็นับเป็นอีกทางเลือกที่หลายธุรกิจครอบครัวที่ประสบความสำเร็จนั้นใช้กัน เพื่อร่นเวลาการลองผิดลองถูก ได้ฟังประสบการณ์ และกรณีศึกษาจากครอบครัวอื่น และสามารถเริ่มต้นได้ถูกต้อง ไม่หลงทาง และยั่งยืนกว่าในระยะยาว